İŞ BAŞVURUSU YAPAN 3. KİŞİLERİN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ KAPSAMINDA - AYDINLATMA METNİ –
İşbu KVKK 10. Maddesine uygun şekilde düzenlenmiş Aydınlatma Metni’ nde, DETAY KÖMÜR SAN. VE TİC. LTD ŞTİ .(“İŞVEREN”) tarafından, İş başvurusu, CV gönderilmesi, Mülakat ve benzeri aşamalarında Başvuru sahibi tarafından verilecek kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel verilerinizin işlenmesi ve Veri sahibinin haklarına ilişkin esaslar aşağıda belirtilmiştir.
Tanımlar :
Açık rıza:
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan, izin verilen konuda muhataba izin ve yetkiler sağlayan rıza,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi,
Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
KVK Kanunu: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu, Kişisel verilerin işlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,
Veri Sorumlusu ve Veri Sorumlusu Temsilcisi
Kişisel verileriniz mevcut teknolojinin gerekleri uyarınca VERİ SORUMLUSU, DETAY KÖMÜR SAN VE TİC LTD ŞTİ.(“İŞVEREN”)’ dir. İŞVEREN, KVKK ve ilgili Mevzuat kapsamında yetki, görev ve yükümlülüklerin ifası/yürütülmesi, başvuruların yanıtlanması ve sair düzenlemelerin takibi ile sürecin yürütülmesi ve yönetilmesi hususunda bir TEMSİLCİ atayabilir.
Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, özel nitelikli kişisel veriler dahil olmak üzere; iş başvurusu ile ilgili süreçlerin işletilmesi, ilgili pozisyon için başvuru yapan adaylar arasında değerlendirme yapılabilmesi yanında İnsan Kaynakları departmanının kullanımı için Veri havuzu oluşturulması, oluşturulacak veri havuzunda ilerleyen süreçlerde ihtiyaca istinaden gerekli değerlendirmenin yapılabilmesi ile ihtiyaç duyulan iş pozisyonları için uygun nitelikte kişilerin işe yerleştirilmesi hususlarında, devamında işe alım sürecinin olumlu olması halinde Özlük Dosyasının oluşturulması, Personel İş Başvurusu, İşe alım süreci ve İş Akdi ve ilişkisinin kurulması, iş ilişkisinin devamı aşamalarında, Yasal yükümlülükler ve İŞVEREN İşe Alım politikaları dairesinde Personel tarafından veri teslimi, İşbaşı yapılması sonrasında SGK, VERGİ DAİRESİ, İŞKUR vs. Kamu Kurum ve Kuruluşlarına yapılması gereken bildirim ve yasal süreçlerin yürütülmesi amacıyla ve çalışmalar ile ilgili süreçte yaratılan dokümanlar ve kurumlar tarafından oluşturularak İŞVEREN’ e belge/veri teslimi, Çalışan tarafından işin ifası sırasında herhangi bir şekilde oluşturulan veriler/belgeler yanında kullanılan İŞVEREN’ e ait Cihazların(Bilgisayar, tablet, Cep Telefonu vb), taşıtların, tanımlayıcı kartların, tanımlanmış parmak izinin ve benzerinin kullanılması neticesinde oluşan veriler ile işe geliş ve gidiş kayıtları dahil servis, yemek ve benzeri hakların kullanımı nedeni ile ortaya çıkan verilerin, yine standart İŞVEREN iş ve işlemlerinin yürütülmesi işlemlerinin neticesinde, veri işleme politikası kapsamında kaydedilmesi, dosyalanması, farklı verilerin işlenmesi yöntemleri ile sair surette, iş ilişkisi ve Personel Özlük hakları kapsamında yasal mevzuat dairesinde izin verilmiş, otomatik ve otomatik olmayan yöntemler ile toplanabilmekte, KVK Kanunu’ nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve İş Kanunu, Borçlar Kanunu, Türk Ticaret kanunu ve ilgili mevzuat dairesinde, işbu Aydınlatma Metni’ nde belirtilen amaçlarla işlenebilmektedir.
Kişisel Verilerin İşlenme Amacı ve Hukuki Sebepleri
İŞVEREN tarafından yukarıda belirtilen yöntemler ile toplanarak işlenen Kişisel ve Özel Nitelikli kişisel veriler, İŞVEREN Ana sözleşmesinde belirtilen amaçlar ile Ticari faaliyetlerinin hukuka uygun ve verimli şekilde gerçekleştirilmesi/yürütülmesi amacı yanında; • İş başvuru, ön değerlendirme, görüşme, mülakat, nihai değerlendirme hususlarındaki sürecin yürütülmesi ve yönetilmesi, • İşe alım süreçleri, İnsan kaynakları iş ve işlemleri, ihtiyaca yönelik ileride kullanılmak amacı ile nitelikli aday çalışan havuzunun oluşturulması(fiziki ve elektronik ortamda ayrıca bu hususta oluşturulmuş programlara kayıt yolu ile), • İhtiyaçlar doğrultusunda başvuru yapan adaylar üzerinden, tekrardan ihtiyaç duyulan pozisyonlar için ilana çıkmak yerine mevcut kaynaklardan, önceki iş başvurularından yararlanılması, • İŞVEREN gurup şirketlerinin genel personel ihtiyaçları ile İŞVEREN ticari iş ve amaçların gerçekleştirilmesi, faaliyetlerinin yürütülmesi hususunda birlikte çalışılan partner şirketlerin, İŞVEREN’ e verdikleri hizmetler için ihtiyaç duyacakları pozisyonlar için yapılacak alımlar, • SKG, VERGİ dairesi, İŞKUR ve sair Kamu Kurum ve Kuruluşlar ile yürütülen YASAL ZORUNLULUKLAR kapsamındaki (beyanname, vergi, sgk Prim Ödeme vs) iş ve işlemler için, • İletişim için; adres, cep telefon numarası, e-mail adresi, bir yakın iletişim bilgileri ve diğer gerekli bilgileri kaydetmek, gerekli bilgilendirmeleri, acil ulaşım gereken hallerde kullanmak, • Elektronik (internet/mobil vs.) veya kâğıt ortamında işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek, • İş sözleşmesi kapsamında, çalışan bilgilerinin yer alacağı özlük dosyalarının hazırlanması ve düzenlenmesi, • Personel performans değerlendirmelerinin yapılması ve iş verimliliğinin artırılması ile hizmet içi eğitimlerin ve bilgilendirmelerin yapılması, • Şirket kuruluş ve faaliyet amaçlarının gerçekleştirilmesi, • İş sözleşmesi kapsamında sağlanan sosyal hakların, sigorta, ek ödeme ve benzeri işlemlerin yürütülmesi, • Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verebilmek, • Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızı kullanabilmek, • Personel ve insan kaynakları ile ilgili hususların sağlıklı yürütülebilmesi ve benzeri iş başvurularında yararlanılması adına Muvafakat formunda belirtilecek Gurup Şirketleri ile Özel Nitelikli Kişisel Veriler hariç olacak şekilde paylaşma, • İŞVEREN’ in ticari ve idari faaliyetleri kapsamında iletişim kurulması/bilgilendirme yapılması amacı ile, • Açık onay verilmesi durumunda açık onayda ayrıca belirtilecek sair hususlar, Amaçları ile SGK Mevzuatı, Vergi Mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu, İş Mevzuatı vb. ile Açık Rıza konuları kapsamında işlenebilecek, Vergi mevzuatı kapsamında, ilgili verinin oluşma tarihinden itibaren en az 5(beş) yıl ve İş sözleşmesi kapsamında sözleşmeye bağlı elde edilen veriler ile ilgili, iş ilişkisinin sona erme tarihinden itibaren 10(on) yıl süre ile en az olmak üzere, Açık Rıza Beyanı var ise bu rıza beyanı gereği izin verilen sürelerde saklanabilecek ve bu kapsamda İŞVEREN tarafından hizmet alınan üçüncü kişiler, açık rıza beyanında detayları verilen gurup şirketleri, İŞVEREN iş ortakları, tedarikçileri, hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişileriyle paylaşılabilecektir. Özel nitelikli kişisel veriler, Açık rıza bulunmaması durumunda, yasal zorunluluklar ve KVK Kanunu 6. Maddesi ve devamı uyarınca izin verilen haller dışında işlenmeyecek ve saklanmayacaktır.
5. Veri Sorumlusuna Başvuru Yolları : Kanun’un 11. maddesi uyarınca, Açık Rıza beyanınız bulunsun ya da bulunmasın; İŞVEREN ya da (atanmış ise) İŞVEREN Veri Sorumlusu Temsilcisi’ ne başvurarak, kişisel verilerinize ilişkin aşağıda yer alan hususlarda mevcut haklarınızı(Başta KVK Kanunu 5-6. Maddeleri ve ilgili düzenlemeleri yanında sair yasal mevzuat dairesinde Veri işlenmesi hususundaki düzenleme ve haklar dairesinde) kullanabilirsiniz. a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, e) KVKK 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, Bilgi ve başvuru taleplerinizi
[email protected] adresine E-posta, Doğrudan İŞVEREN İnsan kaynakları ya da atanmış ise Veri Sorumlusu Temsilcisine verilecek yazılı dilekçe ile gönderebilirsiniz.
6. Veri İşleme Sürecine İlişkin Haklarınız Yukarıda belirtilen prosedür takip edilerek gerçekleştirilen başvuruya en fazla 30 gün içerisinde cevap verilecek olup, talebin reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; cevabın tebliğini takiben 30(otuz) gün ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren 60(altmış) gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkı mevcuttur. Ancak Mevzuat gereği başvuru yolu tüketilmeden şikâyet yoluna başvurulamaz. Kişisel Verileriniz Hususunda İŞVEREN tarafından ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN POLİTİKALARI ayrıca paylaşılmış olup, iş bu politika, açık onay ve yasal mevzuat dışında kişisel verilerin korunması ve mevzuat dışı kullanılmaması hususunda gerekli özen, dikkat gösterilmekte ve gerekli tedbirler alınmaktadır.
